Култът към продуктивността в последните години роди хиляди книги, видеа, семинари и курсове, а неговите последователи често попадат в капана на безкрайните усилия. В рамките на тази култура обаче обикновено се разглеждат директно отделните техники и трикове за бързо завършване на съответната задача.

Ще ви изненадаме ли, ако ви кажем, че разковничето на оптималната продуктивност се крие основно в една концепция? А именно – концепцията за приоритетите.

Всичко е въпрос на приоритети.

А те, от своя страна, могат да бъдат структурирани в своеобразно дърво със следния ред:

1. Приоритизиране на ценности
2. Приоритизиране на сфери
3. Приоритизиране на задачи
4. Приоритизиране на време

Жените, особено високофункционалните, не винаги съумяваме да се възползваме от никоя от популярните техники, защото не са изчистени много по-ранни и ключови въпроси в йерархията. Ето какво имаме предвид:

1. Приоритизиране на ценности

Може и да сте чували, но изконните ценности и убеждения, които има всеки от нас, са водещи при определяне на нашите цели и приоритети. Или поне трябва да бъдат, ако искаме да живеем в хармония със себе си и да бъдем устойчиви.

Доста от нас, за съжаление, са се повлияли от външни фактори и са поставили на първо място цели и дейности, които не съвпадат с ценностите им. Това се отразява пагубно на продуктивността. Така например, ако вътрешно за нас водещо е изкуството, но заради родителите си учим икономика, не е никак чудно, че дори най-ефективните методи за продуктивност не успяват да направят от нас отличнички по специалността.

Трябва да открием своите изконни ценности. Това може да са личностно израстване, справедливост, семейство, любов, материален просперитет, забавления, лоялност, алтруизъм, дисциплина, скромност, приятелство, чест, откровеност и много други. Ако не сте сигурни кои са вашите, можете да анализирате дейностите, които обичате да правите, или да попитате свои близки и приятели за техните наблюдения за вашитемотиватори. Ще излязат интересни неща, гарантираме!

Напълно възможно е да се окаже, че цените най-вече свободата и личностното израстване, но сте приели заради натиск от околните, че на пиедестал трябва да бъде създаването и поддържането на семейство. Ако случаят е такъв (или пък обратният на този – т.е. връстниците ви живеят нихилистично, а вие усещате, че имате готовността и желанието за сериозна връзка и дори деца), дисонансът ще ви доведе до тревожност, депресия или други сериозни предизвикателства. Но категорично няма да сте в най-добрата си форма и пика на продуктивността.

Учените са отделили немалко време и в изследване на системното отлагане (procrastination) и може би ще ви изненадаме с информацията, че то не се дължи на някакъв непреодолим мързел, а на това с какви емоции е свързана конкретната задача във вашето подсъзнание.

2. Приоритизиране на сфери

Когато знаете коя е вашата водеща ценност, вече можете да разплетете още един “възел” и да започнете да приоритизирате по сфери, свързани с тази ценност. Така например, ако ценността ви е семейство, това може да означава, че за вас е най-важно да прекарвате качествено време с родителите, братята и сестрите си, да се грижите за баба си, да намерите подходящ партньор или пък да се отдадете изцяло на майчинство. Всяка от тези сфери на “семейство” изисква различен подход и набор от техники.

Друг пример е материалното благополучие или просперитет. То може да се постигне в сферата на предприемачеството, корпоративна кариера, пасивни доходи или нещо алтернативно – възможностите отново са много и различни.

Изяснете си своите, защото колкото по-конкретни са, толкова по-постижими са и толкова по-продуктивна и удовлетворени ще бъдете.

3. Приоритизиране на задачи

Тук навлизаме в сферата на техниките, методите, подходите и триковете за продуктивност. Има цели списъци с такива, но ние ще споделим един, който е от помощ лично на нас, а вие можете да се потопиш в океана от съдържание по темата, за да намерите своите.

Този метод е т.нар. Матрица на Айзенхауер или Матрица на Кови. Според Дуайт Айзенхауер (34-ти президент на САЩ) и Стивън Кови (автор на редица бестселъри) задачите могат да се подредят по това дали са спешни и дали са важни. Ако разпишете задачите си по схемата, която ви показваме по-долу, ще се учудите колко от уж спешните задачи всъщност за вас самите изобщо не са важни и колко от важните не са спешни и можете да оставите за по-нататък.

Това ще ви помогне да разтоварите малко съзнанието и паметта си, които иначе жонглират с тях в порочен кръг на отлагане, вина и обърканост.

Тук можете да въвеждате от малки задачи като завършване на седмичния доклад до значително по-решаващи такива като регистрация в платформа за запознанства например.

Огромна яснота и прилив на енергия (а съответно – и продуктивност) ще изпитате, когато задачите са нагледно описани и приоритизирани. 

Нашият съвет е сред най-важните задачи винаги да имате такива за грижа за самите себе си, колкото и егоистично и неморално да ви се струва това. Знаем, че вероятно най-важно ви изглежда да се грижите за детето си, свой близък, домашен любимец или купчината работа в офиса, но неслучайно в самолетите сме инструктирани в случай на авария да сложим кислородна маска първо на себе си, преди дори на детето си. Ако ние не сме обезпечени, няма да бъдем в състояние да помогнем и на тези, които обичаме. Проучванията показват, че oще от утробата децата се влияят критично от нивата на стрес на майката и кортизолът в организма й може да повлияе пагубно върху тяхното бъдещо когнитивно, поведенческо и физическо развитие. Ето защо когато казваме да поставяте себе си на първо място, автоматично поставяме и най-важните за вас хора на върха на приоритетите ви.

4. Приоритизиране на времето

Е, вече знаете над кои задачи е добре да залегнете, само че продуктивността означава ли да се трудите над тях по 12-16 часа в денонощието? Количеството ли е решаващо и носи ли то истинско удовлетворение? Тук вече е добре да се възползвате от купищата полезни техники за управление на времето, за да си осигурите дългосрочна ефективност и устойчивост. В противен случай си гарантирате единствено изтощение и прегаряне (бърнаут).

Вече споменахме, че грижата за себе си е повече от важна. Няма как да очакваме да сме високоефективни, ако системно злупотребяваме с границите си. По-лошото е, че според науката колкото повече сме задълбали в прекаленото претоварване, толкова по-трудно ще ни е да излезем от него и да отпочинем качествено (феномен, наречен “Парадоксът на възстановяването”).

Нека не забравяме, че като жени трябва да се съобразяваме и с фазите, през които тялото ни преминава в зависимост от времето от месеца. Както вече е ставало дума, трябва да гледаме реалистично на това какво в кой период можем да постигнем.

 Приемаме, че сте се погрижили за доброто си физическо и психическо състояние. Време е да се отдадете на непробиваем фокус. Учените твърдят, че средната продължителност, през която можем да сме съсредоточени върху една задача без спад във вниманието е между 30 и 45 минути. След този период е добре да си вземем между 10 и 20 минути почивка.

За такива цели (и ако задачите го позволяват, разбира се) са подходящи техники като Помодоро. Според метода на италианския предприемач Франческо Кирило е добре да си изберем интервал за работа (25 минути в класическия случай) и след този период да си даваме почивка от 5 минути. След 4 такива цикъла е време за по-дълга почивка от 15 до 30 минути в зависимост от дължината на работните фази.

Друга разпространена техника е т.нар. “Time blocking”, като тук “blocking” е в смисъла както на скупчване на задачи в “блокове”, така и блокиране, т.е. резервиране на съответния времеви интервал за конкретна дейност.

Блокирането на време идва със своите рискове, свързани с не добре преценено количество минути или часове за определена задача, но ако е направено качествено, може да помогне за значително по-организирано и продуктивно ежедневие.

Пример за график по time-blocking метода е:

• 20 минути за наваксване с имейли
• 60 минути работа по важен документ
• 40 минути среща с колеги
• 30 минути почивка
• И т.н.

Съществуват и “Правилото на тройките”, “Правилото 80/20”, “2-минутното правило” и куп други методи. Ще се радваме да научим коя работи за вас, ако вече сте намерили своята.

И ако ви трябва допълнително съсредоточение, подарете си ценни капки фокус, а ние ще ви съдействаме с всичката информация, която може да ви е нужна във връзка с тях.

В заключение

Макар силната ни женска интуиция винаги да ни е подсказвала, че приоритетите са ключът към продуктивността, е по-лесно да я отключим, ако знаем кои са правилните въпроси и как да ги зададем. Ето защо се надяваме, че сме ви били полезни.

Имайте предвид, че е напълно нормално през определени периоди от време приоритетите ви да се менят. На всяко ниво от дървото на приоритетите, макар че в равнището на изконни ценности е добре промените да са изключително редки.

Ще се радваме да разберем какви са вашите методи за устойчива продуктивност и дали вече успяхте да се завърнете ефективно към “реалния живот” след летния релакс.