ПОЛИТИКА ЗА ЗАЩИТА НА ЛИЧНИТE ДАННИ НА АлИсЕв ООД

с ЕИК 206119999, седалище и адрес на управление: гр. София 1000, р-н Оборище, ул. “Врабча“ 17А, ет. 1, ат. 3 (накратко “Дружеството“ или „АЛИСЕВ“ ООД)

I. Декларация относно политиката за защита на личните данни

1. Ръководството на „АЛИСЕВ“ ООД се ангажира да осигури съответствие със законодателството на ЕС и държавите-членки по отношение на обработването на личните данни и защитата на правата и свободите на лицата,  чиито лични данни Дружеството събира и обработва съгласно Регламент (ЕС) 2016/679 относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни и относно свободното движение на такива данни („Регламента“) и останалите приложими правни норми.

2. В съответствие с Регламента беше изготвена настоящата политика за защита на личните данни “Политиката“, към която са описани и други релевантни документи, както и свързани процеси и процедури.

3.  Политика се отнася до всички функции по обработването на лични данни, включително тези, които се извършват относно лични данни на клиенти, служители, доставчици и партньори и всякакви други лични данни, които Дружеството обработва от различни източници.

4. Дружеството преразглежда Политиката ежегодно в светлината на всякакви промени в дейностите на „АЛИСЕВ“ ООД , както и спазва всички допълнителни изисквания и извършва оценки на въздействието върху защитата на данните.

5. Тази Политика се прилага за всички служители/работници и за други трети лица, на които Дружеството я е предоставило във връзка с обработка на лични данни на субекти на данни. Всяко нарушение на Регламента или Политиката ще бъде разглеждано като нарушение на трудовата дисциплина, а в случай че има предположение за извършено престъпление, въпросът ще се предостави за разглеждане в най-кратък възможен срок на съответните държавни органи.

6. Партньори и трети лица, които работят с или за „АЛИСЕВ“ ООД , както и които имат или могат да имат достъп до личните данни, ще се очаква да се запознаят, разбират и да се съобразят с тази Политика. Никоя трета страна не може да има достъп до лични данни, съхранявани от „АЛИСЕВ“ ООД , без предварително да е сключила споразумение за поверителност на данните, което налага на третата страна задължения, не по-малко обременяващи от тези, които „АЛИСЕВ“ ООД  е поело, и което дава право на „АЛИСЕВ“ ООД  да извършва проверки на спазването на наложените със споразумението задължения.

II. Задължения и роли по Регламента

1. Дружеството може да обработва лични данни както в качеството на администратор на лични данни (като само определя целите и средствата на обработването), така и като обработващ лични данни, действащ от името на трети лица – администратори на лични данни. Дружеството осъществява основните си дейности по обработване на лични данни в качеството му на администратор на лични данни.

2. Ръководството на „АЛИСЕВ“ ООД  е отговорно за разработване и насърчаване на добри практики в областта на обработване на информация в „АЛИСЕВ“ ООД.

3. Спазването на законодателството за защита на данните е отговорност на всички служители на „АЛИСЕВ“ ООД , които обработват лични данни.

III. Принципи за защита на данните

Обработването на лични данни трябва да се извършва в съответствие с принципите за защита на данните, посочени в член 5 от Регламента. Политиките и процедурите на „АЛИСЕВ“ ООД  имат за цел да гарантират спазването на тези принципи.

1. Личните данни трябва да бъдат обработвани законосъобразно, добросъвестно и прозрачно

Законосъобразно – Дружеството следва да идентифицира законова основа, преди да обработва съответните лични данни. Такава законова основа често се посочва като “основание за обработване”, например „съгласие“.

Добросъвестно – за да може обработването да бъде добросъвестно администраторът на данни трябва да предостави определена информация на субектите на данни, доколкото това е практически възможно. Това важи, независимо дали личните данни са получени директно от субектите на данни или от други източници.

Регламентът увеличава изискванията за това каква информация трябва да бъде на разположение на субектите на данни, която е обхваната от изискването за “прозрачност”.

Прозрачно – Регламентът включва правила относно предоставяне на поверителна информация на субектите на данни в членове 12, 13 и 14 от Регламента. Те са подробни и конкретни, поставяйки акцента върху това, че известията за поверителност са разбираеми и достъпни. Информацията трябва да бъде съобщена на субекта на данните в разбираема форма, като се използва ясен и разбираем език.

Специфичната информация, която трябва да бъде предоставена на субекта на данните, трябва да включва като минимум:

• данни, които идентифицират администратора и данните за контакт на администратора и, ако има такъв, на представителя на администратора;
  • контактите на ДЛЗД/отговорника по защита на личните данни, ако администраторът прецени, че попада в обхвата на задължителното назначаване на такова лице;
  • целите на обработването, за което личните данни са предназначени, както и правното основание за обработването; периода, за който ще се съхраняват личните данни;
  • съществуването на следните права –  да поиска достъп до данните, коригиране, изтриване (право „да бъдеш забравен“), ограничаване на обработването, както право на възражение срещу условията (или липсата на такива) във връзка с упражняването на тези права;
  • категориите лични данни;
  • получателите или категориите получатели на лични данни, където това е приложимо;
  • където е приложимо, дали администраторът възнамерява да прехвърли личните данни към получател в трета страна и нивото на защита на данните;
  • правото на жалба;
  • източника на личните данни и, ако е приложимо, дали данните са от публично достъпен източник; съществуването на автоматизирано вземане на решения, включително профилиране;
  • всякаква допълнителна информация, необходима да се гарантира добросъвестно обработване.

2. Лични данни могат да се събират само за конкретни, изрично указани и законни цели

Данните, получени за конкретни цели, не трябва да се използват за цел, която се различава от тези, за които предварително са събрани данните (чл. 30 Регламента).

3. Личните данни трябва да бъдат адекватни, релевантни, ограничени до това, което е необходимо за обработването им със съответната цел. (принцип на минимално необходимото)

• Управителят на Дружеството следи то да не събира информация, която не е строго необходима за целта, за която тя е получена.
• Всички формуляри за събиране на данни (електронни или на хартиен носител), включително изискванията за събиране на данни в новите информационни системи, трябва да включват декларация за добросъвестно обработване или връзка към Декларация за поверителност или към настоящата Политика (уведомление за поверително третиране на личните данни).

4. Личните данни трябва да бъдат точни и актуализирани във всеки един момент, и да са положени необходими усилия, за да е възможно незабавно (в рамките на възможните технически решения) изтриване или коригиране.

• Данните, които се съхраняват от администратора на данни, трябва да бъдат прегледани и актуализирани при необходимост. Не трябва да се съхраняват данни, в случаите, когато има вероятност да не са точни.
• Управителят гарантира, че при наемането на персонал, целият персонал ще бъде обучен в значението на събирането на точни данни и поддържането им.
• Също така, задължение на субекта на данните, респективно администраторът – в случаите, в които Дружеството действа като обработващ лични данни, е да декларира, че данните, които предава за съхраняване от „АЛИСЕВ“ ООД  са точни и актуални. Попълването на формуляр от субекта на данни/администратора, предназначени за Дружеството, ще включва изявление, че съдържащите се в него данни са точни към датата на подаване.
• От служителите / работниците, клиентите и доставчиците на продукти/услуги трябва да се изисква да уведомяват „АЛИСЕВ“ ООД  за всякакви промени в обстоятелствата, за да могат да се актуализират записите на лични данни. Отговорността на „АЛИСЕВ“ ООД  е да гарантира, че всяко уведомление относно промяната на обстоятелствата е записано и се предприемат действия.
• Управителят на Дружеството декларира, че са налице подходящи процедури и политики за поддържане на точност и актуалност на личните данни, като се отчита обемът на събраните данни, скоростта, с която може да се промени, други относими фактори.
• Най-малко на годишна база Управителят на Дружеството ще преглежда сроковете на съхранение на всички лични данни, обработвани от „АЛИСЕВ“ ООД, като се позовава на инвентаризацията на данните и ще идентифицира всички данни, които вече не се изискват в контекста на регистрираната цел. Тези данни ще бъдат надеждно унищожени в съответствие с процедурите и правилата на администратора.
• Управителят на Дружеството привежда съответните лични данни в съответствие с постъпили надлежни искания за корекция на данни в рамките на един месец от датата на постъпване на искането съобразно вътрешните правила за управление на исканията от субектите). Този срок може да бъде удължен с още два месеца за сложни заявки. Ако „АЛИСЕВ“ ООД  реши да не се съобрази с искането, Дружеството ще отговори на субекта на данните, за да обясни мотивите си и да го информира за правото му да подаде жалба пред надзорния орган и да потърси правна защита.
• Управителят на Дружеството взема подходящи мерки, в случаите когато организациите на трети лица имат неточни или остарели лични данни, информира ги, че информацията е неточна или остаряла и не се използва за вземане на решения  относно лицата, информира съответните лица; и препраща всяка корекция на лични данни към  третите лица, където това е необходимо.

5. Личните данни трябва да се съхраняват в такава форма, че субектът на данните може да бъде идентифициран само толкова дълго, колкото е необходимо за обработването.

• Когато личните данни се запазват след датата на обработването, те ще бъдат  съхранявани по подходящ начин (минимизирани, криптирани, псевдонимизирани), за да се защити самоличността на субекта на данните в случай на нарушение на данните.
• Лични данни ще бъдат пазени в съответствие с вътрешните правила за съхранение и унищожаване на данните, описани в Раздел VIII от Политиката и след като е преминал срокът им на съхранение, те трябва да бъдат надеждно унищожени по указания в тази процедура ред.
• Управителят одобрява всяко запазване на данни, което надхвърля срока на съхранение, съгласно настоящата Политика и трябва да гарантира, че обосновката е ясно определена и е в съответствие с изискванията на законодателството за защита на данните. Това одобрение трябва да бъде писмено.

6. Личните данни трябва да бъдат обработвани по начин, който гарантира подходяща сигурност (чл. 24, чл. 32 от Регламента)

Управителят на Дружеството ще извърши оценка на въздействието (оценка на риска), като вземе предвид всички обстоятелства, свързани с операциите по управление или обработване на данни от „АЛИСЕВ“ ООД .

При определянето на това доколко уместно е обработването, Управителят на Дружеството разглежда степента на евентуална вреда или загуба, която може да бъде причинена на физически лица (напр. персонал или клиенти), ако възникне нарушение на сигурността, както и всяка вероятна вреда за репутацията на администратора, включително евентуална загуба на доверие на клиентите.

При оценяването на подходящи технически мерки, Управителят на Дружеството ще разгледа следните възможности:

• Защита с парола;
• Автоматично заключване на бездействащи работни станции в мрежата;
• Премахване на права на достъп за USB и други преносими носители с памет;
• Антивирусен софтуер и защитни стени;
• Правата за достъп основани на роли, включително тези на назначен временно персонал
• Защитата на устройства, които напускат помещенията на  организацията, като лаптопи или други;
• Сигурност на локални и широкообхватни мрежи;
• Технологии за подобряване на поверителността, като например псевдонимизиране и анонимизиране.

При оценяването на подходящите организационни мерки Управителят на Дружеството ще вземе предвид следното:

• Нивата на подходящо обучение в „АЛИСЕВ“ ООД ;
• Мерките, които отчитат надеждността на служителите (например атестационни оценки, препоръки и т.н.);
• Включването на защитата на данните в трудовите договори;
• Идентификация на дисциплинарни мерки за нарушения по отношение на обработването на данни;
• Редовна проверка на персонала за спазване на съответните стандарти за сигурност;
• Контрол на физическия достъп до електронни и хартиено базирани записи;
• Приемането на политика на „чисто работно място“;
• Съхраняване на хартия на базата данни в заключващи се стенни шкафове;
• Ограничаване на използването на портативни електронни устройства за работни цели извън работното място;
• Ограничаване на използването от служителите на лични устройства на работното място;
• Приемане на ясни правила за създаване и ползване на пароли;
• Редовно създаване на резервни копия на личните данни и физическо съхраняване на носителите с копия извън офиса;
• Налагане на договорни задължения на организации контрагенти да предприемат подходящи мерки за сигурност при прехвърляне на данни извън ЕС.

Тези контроли са избрани въз основа на идентифицираните рискове за лични данни, както и потенциала за нанасяне на вреди на лицата, чиито данни се обработват.

7. Спазване на принципа на отчетност

„АЛИСЕВ“ ООД  ще доказва спазването на принципите за защита на данните чрез прилагане на политики по защита на данните, като се присъединява към кодекси за поведение, внедрява подходящи технически и организационни мерки, както и чрез защита на данните по подразбиране, оценка на въздействието върху защитата на личните данни, процедура за уведомяване за нарушаване на лични данни и т.н.

IV. Лични данни, обработвани от „АЛИСЕВ“ ООД

„АЛИСЕВ“ ООД  обработва лични данни на свои клиенти, служители и на други лица, с които същото е в договорни отношения или следва да обработва данните им по закон, както следва (Регистър):

1. Служители на „АЛИСЕВ“ ООД

Процес (описание)	Обработвани лични данни	Трети лица – получатели на личните данни	Срок на съхранение на лични данни	Начин на обработване
Подбор на служители	Данни за контакт (имена, телефон, мейл адрес), данни за образование и професионален стаж и друга информация, предоставена от кандидата	Jobs.bg, доставчици на услуги по подбор/наем на персонал	6 месеца от получаването на данните	чрез неавтоматични средства – на хартиен носител чрез автоматични средства – компютър, на хард диск, в cloud сървър
Сключване на граждански договори	Имена, ЕГН, данни от л.к., постоянен адрес, IBAN, телефон, имейл адрес	Доставчици на услуги по външно счетоводство, НАП, НОИ, ФАБ	Граждански договори и протоколи за предадена работа – до 5 години, считано от 1 януари на годината, следваща годината, в която са издадени (за целите на данъчния и осигурителен контрол)	чрез неавтоматични средства – на хартиен носител чрез автоматични средства – компютър, на хард диск, в cloud сървър
Администриране на трудовите правоотношения – изплащане на заплати	Имена, IBAN, трудов стаж, други лични данни във ведомостите за заплати?	Доставчици на услуги по външно счетоводство, НАП, НОИ, МТСП, ФАБ	До по-ранното от 1) прекратяване дейността на Дружеството и предаване в НОИ или 2) изтичане на 50 години.	чрез автоматични средства – компютър, на хард диск, в cloud сървър
Администриране на трудовите правоотношения – болнични и трудова медицина	Имена, информация за здравословно състояние от болнични листове при ползване на отпуск поради общо заболяване/друго	Служба по трудова медицина, НОИ	Болнични – 3 години, считано от 1 януари на годината, следващата годината на издаване на болничния лист Данни от профилактични прегледи – съхраняват се само от службата по трудова медицина	чрез неавтоматични средства – на хартиен носите чрез автоматични средства – компютър, на хард диск, в cloud сървър
Администриране на трудовите правоотношения – сключване на трудови договори и водене на трудово досие	При сключване на трудовия договор – имена, ЕГН, данни от л.к., постоянен адрес, IBAN, телефон, имейл адрес, медицинско  свидетелство, когато е предвидено в закона. Документи във връзка с трудовото правоотношение – заповеди за назначаване, за прекратяване на трудов договор и др., съдържащи имена, ЕГН, данни от л.к., размера на възнаграждение, IBAN и др. Копие от диплома – само когато в щатното разписание е записано, че длъжността изисква определено образование или степен на квалификация	НАП, НОИ Външна счетоводна фирма	Трудови договори и допълнителни споразумения заповеди за назначаване, заповеди за преназначаване, заповеди за ползван неплатен отпуск над 30 работни дни, заповеди за прекратяване на трудови правоотношения – до прекратяване дейността на Дружеството и предаване в НОИ. Непотърсени трудови книжки, дневник за издадени трудови книжки, удостоверения – 50 години. Всички останали документи и лични данни от досието (копие от диплома, снимка, медицинско при постъпване, телефонен номер, заповеди различни от посочените по-горе и др.) – до по-късното от 1) прекратяването на трудовото правоотношение или 2) уреждане на отношенията с бившия служител.	чрез неавтоматични средства – на хартиен носител чрез автоматични средства – компютър, на хард диск, в cloud сървър

При постъпване на работа в Дружеството, на служителите се връчват подробни уведомления във връзка с личните им данни.

Отговорни за администрирането на посочените по-горе лични данни е Управителят.

2. Клиенти на „АЛИСЕВ“ ООД

Процес (описание)	Обработвани лични данни	Трети лица – получатели на личните данни	Срок на съхранение на лични данни	Начин на обработване
Извършване на поръчки чрез уебсайта на дружеството: www.balligo.bg	Имена, телефонен номер, електронна поща, адрес за доставка	На спедитор/куриер за извършване на доставка и за обработване на плащане	До 3 години;	чрез неавтоматични средства – на хартиен носител чрез автоматични средства – компютър, на хард диск, в cloud сървър
Отговаряне на запитвания, въпроси и коментари	Обемът на споделяне на лични данни е по преценка на потребителя/клиента – Имена, телефонен номер, електронна поща, адрес за доставка	Не се предоставят на трети лица освен ако Дружеството е задължено по закон.	До 6 месеца	чрез неавтоматични средства – на хартиен носител чрез автоматични средства – компютър, на хард диск, в cloud сървър
Уведомяване за актуализации и новини във връзка с предоставяните от нас услуги и стоки	Обемът на споделяне на лични данни е по преценка на потребителя/клиента – Имена, телефонен номер, електронна поща, адрес за доставка	Не се предоставят на трети лица освен ако Дружеството е задължено по закон.	До 3 години	чрез автоматични средства – компютър, на хард диск, в cloud сървър

Ние събираме Вашите лични данни директно от Вас, така че Вие имате контрол над вида  информация, която ни предоставяте. Възможно е да разглеждате нашия уебсайт и нашата Фейсбук/Инстаграм страница без да ни предоставяте лична информация. Въпреки това има конкретни ситуации, които може да изискват да ни предоставите лични данни.

Примерни случаи, които изискват да предоставите такава информация са:

•        Във връзка с писане и публикуване на коментари или допълнителна информация на нашия уебсайт и/или нашата Фейсбук страница/Инстаграм страница;

•        При изпращане на запитвания и съобщения чрез нашата електронна поща, чрез нашия уебсайт, чрез модула за лични съобщения на нашата Фейсбук страница/Инстаграм страница, чрез съобщения в сайтове за онлайн пазаруване, в които Дружеството има профил и публикувани обяви, както и по телефона;

•        При извършване на поръчки във връзка с предлаганите от нас стоки, чиито поръчки може да бъдат направени по телефон, чрез уебсайта, чрез електронната поща, чрез съобщение до нашата Фейсбук страница/Инстаграм страница, както и посредством съобщения в сайтове за онлайн пазаруване, в които Дружеството има профил и публикувани обяви;

•        Във връзка с всеки раздел на уебсайта, където съзнателно и доброволно предоставяте лична информация и данни.

Отговорни за администрирането на посочените по-горе лични данни е Управителят.

Когато използвате профила си в социалните медийни платформи като Facebook и други, както и при уебсайтове за онлайн пазаруване, ние имаме правото да обработваме личните данни, които сте направили видими в профила си. Накратко, ние обработваме вашата лична информация и данни за следните цели:

• Отговаряне на вашите запитвания, въпроси и коментари;
• Обработка на поръчките Ви;
• Уведомяване за актуализации и новини във връзка с предоставяните от нас стоки;
• Откриване, разследване и предотвратяване на действия, които може да са в нарушение на нашите политики, или са незаконни.

Освен това, можем да събираме и впоследствие да обработваме определена информация относно Вашето онлайн поведение при сърфиране в уеб сайтът ни, за да персонализираме Вашето преживяване и да изготвим предложения, които са съобразени с Вашите интереси. Можете да научите повече в тази връзка, като се запознаете с раздела относно обработването по-долу.

В нашия уеб сайт можем да съхраняваме и събираме информация посредством „бисквитки“ (cookies). „Бисквитката“ представлява малък текстов файл, който бива съхраняван на компютъра на посетителя на уеб сайта за идентифициране на браузъра му по време на взаимодействие с даден уеб сайт. Всеки сайт може да изпрати „бисквитка“ на браузъра, ако настройките на последния го позволяват. Браузърът позволява само онзи сайт, който е съхранил „бисквитки“, да има достъп до съхранената информация. Уеб сайтът ни използва „бисквитки“ за съхраняване на предпочитанията на отделните посетители на сайта, както и за обобщен анализ на посещаемостта, като „помни“ Вашия компютър, а не каквато и да е лична информация за Вас.

Основания и цели на обработката на лични данни

Ние ще използваме Вашите лични данни за следните цели:

• Предоставяне на стоки, предлагани чрез уеб сайта на Дружеството, Фейсбук страницата/Инстаграм страницата на Дружеството, както и предлагани от името на Дружеството в уебсайтове за онлайн пазаруване.

Тази обща цел може да включва, при необходимост, следното:

• обработване на поръчки, включващо приемане, валидиране и фактуриране на същите;
• разрешаване на всякакви проблеми, свързани с поръчките и закупените стоки;
• извършване на рекламации от потребителите в съответствие с разпоредбите на действащото българско законодателство;
• възстановяване на стойността на стоките съгласно законовите разпоредби;
• оказване на подкрепа, включително даване на отговори на Вашите въпроси във връзка с направените от Вас поръчки от сайта на Дружеството, Фейсбук страницата ни/Инстаграм страницата ни, електронната поща, уебсайтове за онлайн пазарануване, в които дружеството има профил и публикувани обяви или чрез предоставените от нас телефонни номера за контакт.

Обработването на Вашите лични данни за тези цели в повечето случаи е необходимо за сключването и изпълнението на договор между Вас и Дружеството (вкл. устен договор и договори, сключени от разстояние, както и за приложими ненаименувани договори, договор за поръчка, договор за изработка, договор за доставка, договор за покупко-продажба и други). Освен това, за изпълнението на тези цели се изисква обработване съгласно приложимите законови разпоредби на територията на Република България, включително данъчното и счетоводното законодателство.

• Маркетинг

Нашето желание е Вие винаги да сте осведомен/а за всички предстоящи събития, както и за най-добрите предложения относно продуктите и услугите, организирани или предлагани от страна на Дружеството. В тази връзка, можем да Ви изпращаме всякакви видове съобщения, посредством канали за електронни съобщения, които съдържат обща и тематична информация. Ние винаги гарантираме, че това обработване се извършва при строго спазване на Вашите права и свободи, и че решенията, взети във връзка с тях, не пораждат никакви правни последици за Вас.

• Защита на нашите законни интереси

Възможно е да има случаи, в които има необходимост ние да използваме или да предаваме информация, за да защитим правата на Дружеството. Те могат да включват:

• мерки за защита на уеб сайта на Дружеството срещу кибератаки;
• мерки за своевременно предотвратяване и откриване на опити за измама, включително предаване на информация на компетентни публични органи;
• мерки за управление на различни други рискове.

Главната причина за тези видове обработване са законните интереси на Дружеството,
свързани със защитата на дейността му, като ние гарантираме, че всички предприемани от нас мерки се съобразяват едновременно както с нашите интереси, така и с Вашите основни права и свободи.

Понастоящем ние съхраняваме и обработваме личните Ви данни на територията на Република България.

Въпреки това, съществува възможност някои от Вашите данни да бъдат предадени на субекти, намиращи се в Европейския съюз или извън него.

V. Права на субектите на данни

1. Всеки от субектите на данни има следните права по отношение на обработването на данни, както и на данните, които се записват за него:

• Да отправя искания за потвърждаване дали се обработват лични данни, свързани с него, и ако това е така, да получи достъп до данните, както и информация кои са получателите на тези данни;
• Да поиска копие от своите лични данни от администратора;
• Да иска от администратора коригиране на лични данни когато те са неточни, както и когато не са вече актуални;
• Да изиска от администратора изтриване на лични данни (право „да бъдеш забравен”);
• Да иска от администратора ограничаване на обработването на лични данни, като в този случай данните ще бъдат само съхранявани, но не и обработвани по друг начин;
• Да направи възражение срещу обработване на негови лични данни;
• Да направи възражение срещу обработване на лични данни, отнасящи се до него за целите на директния маркетинг.
• Да се обърне с жалба до надзорен орган ако смята, че някоя от разпоредбите на Регламента е нарушена;
• Да поиска и да му бъдат предоставени личните данни в структуриран, широко използван и пригоден за машинно четене формат;
• Да оттегли съгласието си за обработване на личните данни по всяко време с отделно искане, отправено до администратора;
• Да не е обект на автоматизирано взети решения, които да го засягат в значителна степен, без възможност за човешка намеса;
• Да се противопостави на автоматизирано профилиране, което се случва без негово съгласие;

2. „АЛИСЕВ“ ООД  осигурява условия, които да гарантират упражняването на  тези права от субекта на данни:

• Субектите на данни могат да направят искания за достъп до данни, както е описано в  правилата за управление на исканията от субектите; тази процедура също така описва как „АЛИСЕВ“ ООД  ще гарантира, че отговорът на искането на субекта на данни отговаря на изискванията на Регламента.
• Субектите на данни имат право да подават жалби до „АЛИСЕВ“ ООД , свързани с обработването на личните им данни.

VI. Съгласие

1. Под „съгласие“ „АЛИСЕВ“ ООД  ще разбира всяко свободно изразено, конкретно, информирано и недвусмислено указание за волята на субекта на данните, посредством изявление или ясно потвърждаващо действие, което изразява съгласието му свързаните с него лични данни да бъдат обработени. Субектът на данните може да оттегли своето съгласие по всяко време.

2. „АЛИСЕВ“ ООД  разбира под „съгласие“ само случаите, в които субектът на данните е бил напълно информиран за планираното обработване и е изразил своето съгласие и без върху него да бъде упражняван натиск. Съгласието, получено при натиск или въз основа на подвеждаща информация, няма да бъде валидно основание за обработване на лични данни.

3. Съгласието не може да бъде изведено от липсата на отговор на съобщение до субекта на данни. Трябва да има активна комуникация между администратора и субекта, за да е налице съгласие. Администраторът трябва да може да докаже, че е получено съгласие за дейностите по обработване.

4. За специални категории данни трябва да се получи изрично писмено съгласие на субектите на данни, освен ако не съществува алтернативно законно основание за обработване.

5. В повечето случаи съгласието за обработване на лични данни и специални категории данни се получава рутинно от „АЛИСЕВ“ ООД , като се използват стандартни документи за съгласие, напр. когато нов клиент подписва договор или по време на набиране на нов персонал и т.н.

6. Когато „АЛИСЕВ“ ООД  обработва лични данни на деца, трябва да бъде получено разрешение от упражняващите родителските права (родители, настойници и т. н.). Това изискване се прилага за деца на възраст под 14 години.

VII. Сигурност на данните

1. Всички служители / работници са отговорни за гарантирането на сигурността при съхраняването на данните, за които те отговарят и които „АЛИСЕВ“ ООД  държи, както и, че данните се съхраняват сигурно и не се разкриват при каквито и да било обстоятелства на трети страни, освен ако „АЛИСЕВ“ ООД  не е дал такива права на тази трета страна, като са сключили договор/клауза за поверителност.

2. Всички лични данни трябва да бъдат достъпни само за тези, които се нуждаят от тях, а достъпът може да бъде предоставен само в съответствие с изградените правила за контрол на достъпа. Всички лични данни трябва да се третират с най-голяма сигурност и трябва да се съхраняват:

• в самостоятелна стая с контролиран достъп; и/или в заключен шкаф или в картотека; и/или
• ако е компютъризирана, защитена с парола в съответствие с вътрешните изисквания посочени в организационните и технически мерки за контролиране на достъпа до информация (например правила за контрол на достъпа); и / или
• съхранявани на преносими компютърни носители, които са защитени в съответствие с организационните и технически мерки за контролиране на достъпа до информация.

3. Да се създаде организация, която да гарантира, че компютърните екрани и терминалите не могат да бъдат гледани от друг, освен от оторизираните служители / работници на „АЛИСЕВ“ ООД . От всички служители / работници се изисква да бъдат обучени и да приемат съответните договорни клаузи/декларация за спазване на организационните и технически мерки за достъп, както и правилата за заключване на работните станции, преди да им бъде предоставен достъп до информация от всякакъв вид.

4. Записите върху хартиен носител не трябва да се оставят там, където  могат да бъдат достъпни от неоторизирани лица и не могат да бъдат изваждани от определените офисни  помещения без изрично разрешение. Веднага щом хартиените документи вече не са необходими за текущата работа, те трябва да бъдат унищожени в съответствие със създадени за това вътрешни правила.

5. Личните данни могат да бъдат изтривани или унищожавани само в съответствие с правилата за съхраняване и унищожаване на данните, посочени в раздел VIII на настоящата Политика. Записите на хартиен носител, които са достигнали датата на съхранение, трябва да бъдат нарязани и унищожени като “поверителни отпадъци”. Данните върху твърдите дискове на излишните персонални компютри трябва да бъдат изтрити или дисковете унищожени, съгласно изградените правила/процедури.

6. Обработването на лични данни “извън офиса” представлява потенциално по-голям риск от загуба, кражба или нарушение на лични данни, поради което същото се допуска по изключение.

VIII. Разкриване на данни

1. „АЛИСЕВ“ ООД  осигурява условия, при които личните данни не се разкриват на неупълномощени трети страни, което включва членове на семейството, приятели, държавни органи, дори разследващи такива, ако има основателно съмнение, че не се изискват по установения ред. Всички служители / работници трябва да бъдат предпазливи, когато им поискат да разкрият съхранявани лични данни за друго лице на трета страна. Важно е да се има предвид, дали разкриването на информацията е свързано или не с нуждите на дейността извършвана от организацията.

На служителите се извършва специално обучение и периодични инструктажи с цел да се избегне рискът от такова нарушение.

2. Всички искания от трети страни за предоставяне на данни трябва да бъдат подкрепени с подходяща документация и всички такива разкривания на данни трябва да бъдат специално разрешени от Управителя на Дружеството.

Получатели на Вашите лични данни

Дружеството се ангажира да прилага най-високите стандарти на етични и юридически практики във всички свои дейности, включително защитата на личните данни на всички потребители на уебсайта. С изключение на случаите, посочени по-долу, няма да разкриваме, нито ще позволим на никое лице извън дружеството да има достъп до личната ви информация или да я използва.

В зависимост от спецификата на всеки конкретен случай, можем да предаваме или да предоставяме достъп до някои от Вашите лични данни на следните категории получатели:

• доставчици на платежни/банкови услуги;
• доставчици на куриерски услуги;
• подизпълнители на услуги предлагани от Дружеството;
• и на други категории лица във връзка със сключването и изпълнението на договорите (вкл. устни и неформални такива) между Вас и Дружеството.

Гарантираме, че достъпът до Вашите данни от частноправни субекти – трети страни се осъществява съгласно законовите разпоредби в областта на защитата на личните данни и конфиденциалността на информацията въз основа на договори, сключени с тях, и са задължени да защитават поверителността и сигурността на Вашата лична информация и данни. Те не са упълномощени да използват, разкриват или променят тази информация по никакъв начин, освен за целите на извършване на услугите, възложени от дружеството.

Ако сме задължени по закон или ако това е необходимо за защита на законните ни интереси, имаме право да разкриваме определени лични данни и на публични органи.

IX. Съхраняване и унищожаване на данните

1. „АЛИСЕВ“ ООД  не съхранява лични данни във вид, който позволява идентифицирането на субектите за по-дълъг период отколкото е необходимо, по отношение на целите, за които са били събрани данните.

2. „АЛИСЕВ“ ООД  може да съхранява данни за по-дълги периоди единствено ако личните данни ще бъдат обработвани  за целите на архивиране, за цели в обществен интерес, научни или исторически изследвания и за статистически цели,  и само при изпълнението на подходящи технически и организационни мерки за гарантиране на правата и свободите на субекта на данните.

3. Периодът на съхранение за всяка категория на лични данни се определят в настоящата Политика.

4. Личните данни се унищожават по сигурен начин,  съобразно изискванията на чл. 5, пар. 1 б. е) от Регламента, като се прилагат подходящи технически или организационни мерки срещу случайна загуба, унищожаване или повреждане („цялостност и поверителност“);

5. След отпадане на необходимостта от обработване на съответната категория лични данни „АЛИСЕВ“ ООД  предприема стъпки за унищожаването на данните съгласно настоящите правила.

6. Всички лични данни, съхранявани на хартиен носител, се унищожават в офиса на „АЛИСЕВ“ ООД  посредством устройство за нарязване (шредер). В случай че такова устройство не е налично към момента на възникване на задължението за унищожаване, данните се унищожават чрез нарязване с ножица, като лицето, отговорно за унищожаването следва да се увери, че след нарязването данните не могат да бъдат възстановени. Когато на съответния хартиен носител се съдържат и други данни, които все още се обработват от Дружеството на определено законово основание, ненужните данни се заличават от хартиения носител със средства, непозволяващи тяхното възстановяване;

7. Данните, които се съхраняват под формата на електронни съобщения (имейли) се унищожават чрез постоянно изтриване (изтриване, след което имейлите не подлежат на възстановяване).

8. Личните данни, съхранявани в електронна форма се изтриват по начин, който не позволява тяхното възстановяване.

9. След извършване на унищожаване на лични данни лицето, осъществило унищожаването, издава нарочен протокол, който следва да съдържа информация относно категорията лични данни, формата, под която данните са били съхранявани, основанието за предприетото унищожаване, метода на сигурно унищожаване, дата на унищожаване, имена и подпис на лицето, осъществило унищожаването.

X. Регистър на обработванията на данни (инвентаризация на данните)

1. „АЛИСЕВ“ ООД  използва процес на инвентаризация на данните като част от своя подход за справяне с рисковете и възможностите в процеса на спазване на политиката за съответствие с Регламента. При инвентаризацията на данните в „АЛИСЕВ“ ООД  и в работния поток от данни се установяват:

• бизнес процесите, които използват лични данни;
• източниците на лични данни;
• броя на субектите на данни;
• описание на категориите лични данни и елементите на във всяка категория;
• дейностите по обработване;
• целите на обработването, за което личните данни са предназначени;
• правното основание за обработването;
• получателите или категориите получатели на личните данни;
• основните системи и места за съхранение;
• всички лични данни, които подлежат на трансфери извън ЕС;
• сроковете за съхранение и заличаване.

2. „АЛИСЕВ“ ООД  е наясно с рисковете, свързани с обработването на определени видове лични данни.

3. „АЛИСЕВ“ ООД  оценява нивото на риска за лицата, свързани с обработването на личните им данни. Извършват се оценки на въздействието върху защитата на данните във връзка с обработването на лични данни от „АЛИСЕВ“ ООД  и във връзка с обработването, предприето от други организации от името на „АЛИСЕВ“ ООД .

4. „АЛИСЕВ“ ООД  управлява всички рискове, идентифицирани от оценката на въздействието, с цел да се намали вероятността от несъответствие с тези правила.

Когато вид обработване може да доведе до висок риск за правата и свободите на физическите лица, по-специално с използване на нови технологии и като се вземат предвид естеството, обхвата, контекста и целите на обработването, преди да пристъпи към обработване „АЛИСЕВ“ ООД  следва да извърши оценка на въздействието на предвидените операции по обработване върху защитата на личните данни. Една обща оценка на въздействието може да разглежда набор от подобни операции по обработване, които представляват подобни високи рискове.

XI. Жалби

Разполагате със законовото право да депозирате жалба пред местния надзорен орган относно обработването на Вашите лични данни. На територията на Република България данните за контакт с надзорния орган за защита на данните са следните:

Комисия за защита на лични данни 

Адрес: гр. София, бул. „Цветан Лазаров” № 2

Тел. +359 2 915 3580; факс: +359 2 915 3525

E-mail: kzld@cpdp.bg

Интернет страница: http://www.cpdp.bg/ 

Без да ограничаваме по какъвто и да било начин Вашето законово право да се свързвате с надзорния орган по всяко време, Ви молим да се свържете с нас предварително и обещаваме, че ще положим максимални усилия, за да разрешим възникналите проблеми по взаимно съгласие.

Да се сведе до знанието на посочените в тази Политика лица.

Натоящата Политика за защита на личните данни е утвърдена от Управителя на 06.11.2020 година.